Kommunikation ist alles – alles ist Kommunikation
“Man kann nicht nicht-kommunizieren” sagte Paul Watzlawick einst und damit hat er recht, denn sobald Sie mit einem anderen Menschen interagieren, kommunizieren Sie auch. Jede Mimik, jede Geste, jedes Wort. Alles kommuniziert auf seine Art und Weise. In diesem Ratgeber wollen wir Sie über die Arten der Kommunikation und auch über die Kommunikationswege informieren. Und auch die Frage, was Kommunikation eigentlich ist, soll nicht hinten anstehen.
Kommunikation – was ist das eigentlich genau?
Die Grundprinzipien der Kommunikation sind das Senden und Empfangen von Informationen, dies ist der kleinste gemeinsame Nenner auf den sich sämtliche Theorien, Anwendungen und Modelle der Kommunikationsforschung reduzieren lassen. In der menschlichen und auch tierischen Gesellschaft ist Kommunikation omnipräsent.
Vier Arten der Kommunikation
Wenn Sie einfach denken, dann ist Kommunikation die verbale Übertragung einer Information zwischen mindestens zwei Personen, doch sie ist weit mehr als nur das. Kommunikation erstreckt sich von nonverbal, wie beispielsweise einem Blick und zusammengezogen Augenbrauen, bis zu verbal, zum Beispiel mit einer Veränderung des Tonfalls. Schauen wir uns doch die verschiedenen Arten der Kommunikation einfach mal an.
Verbale Kommunikation
Die Sprache ist nur ein Teil Ihrer verbalen Kommunikation, denn Sie kommunizieren weitaus mehr als nur die Bedeutung der Worte. Tonlage und Tonfall sowie die entsprechende Förmlichkeit übermitteln ebenso Informationen. Je besser Sie die Aspekte einsetzen können, desto klarer ist Ihre Botschaft und sie kommt auch so an wie Sie es möchten.
Kommen Emotionen ins Spiel, kann sich leicht Ihre Tonlage verändern. Wut, Ärger oder auch Frustration spiegeln sich in der entsprechenden Tonhöhe. Je besser Sie diese Emotionen kontrollieren können, desto effektiver ist Ihre Kommunikation.
Es wird immer Situationen geben, die ärgerlich und enttäuschend sind. Wenn Sie zulassen, dass Ihr Tonfall sich von professionell und ruhig zu kurz und knapp oder sogar unhöflich verändert, dann ist dies ein Fehler. Gerade im Berufsleben sollten Sie sich bemühen, in einem respektvollen und professionellen Tonfall zu sprechen.
Der entscheidende Teil ist natürlich die Wortwahl, als der Inhalt, den Sie vermitteln. Sie verwenden im geschäftlichen Bereich andere Worte, als Sie es beispielsweise beim Mittagessen mit einem Freund machen. Doch Sie sollten darauf achten, auch in beruflichen Gesprächen genügend Raum zum Aufbau von Beziehungen zu lassen sowie Raum für persönliche Gespräche.
Schriftliche Kommunikation
Die effektive Kommunikation mittels Schreiben ist eine sehr bedeutende Fähigkeit, gerade weil immer mehr Menschen im Homeoffice arbeiten und über digitale Medien kommunizieren. Ob es die E-Mail an einen Kunden ist, die Sie verschicken oder eine Nachricht an einen Mitarbeiter über Trello, drücken Sie sich nicht richtig aus, kann dies sehr leicht zu Missverständnissen und gar Ärgernissen führen. Mangel an Informationen, Unklarheiten sowie ein falsches Verständnis von Inhalt und Tonfall sind Probleme, mit denen Sie tagtäglich zu tun haben.
Verlassen Sie sich auf die schriftliche Kommunikation, dann sollten Sie eine wichtige Fähigkeit besitzen, nämlich zu wissen, wann Sie aufhören sollten, sie zu benutzen. Denn Probleme in der Kommunikation lassen sich oftmals mit einem einfachen Anruf aus der Welt schaffen.
Inhalt, Klarheit und Struktur sind die wichtigsten Säulen der schriftlichen Kommunikation. Die Gestaltung im Schreiben ist unabdingbar, verwenden Sie deshalb Absätze und Zeilenumbrüche anstatt eine Textwand aufzubauen. Abhängig vom Gegenüber ist die Erklärung, die Sie in Worte fassen. Eine gute Balance in der Klarheit werden Sie nur haben, wenn Sie sich Gedanken über die Person machen, mit der Sie kommunizieren. Rechtschreibung sowie korrekte Zeichensetzung sind im Inhalt wichtiger Bestandteil und selbstverständlich die Professionalität. Seien Sie sich bewusst darüber, dass Ihnen Tonfall und Mimik beim Schreiben nicht zur Verfügung stehen.
Visuelle Kommunikation
Von den vier Arten der Kommunikation ist Visuelles zur am häufigsten verwendeten geworden, was Sie an der Nutzung von sozialen Medien, wie YouTube und anderen Plattformen leicht erkennen können. Diese Kommunikationskanäle gewinnen mehr und mehr an Bedeutung und letztlich sind auch Sie darauf angewiesen.
Für Sie wird es daher immer wichtiger, was und wie Sie visuell kommunizieren, um sich aus dem Wust an visueller Kommunikation hervorzuheben und erkennbar zu werden. Diagramme, Fotos oder Skizzen oder sogar Emojis helfen beim besseren Verständnis Ihrer Botschaft. Gerade um das Verständnis schwer zu erklärender Ideen zu verbessern, sind visuelle Darstellungen enorm hilfreich.
Und auch in der visuellen Kommunikation ist es wichtig sich im Klaren über das zu sein, was man mitteilen möchte und was Sie dabei unterstützen kann. Bilder können hilfreich sein, aber auch vom eigentlichen Kontext ablenken. Genauso sind Grafiken, die nicht richtig zu verstehen sind, weniger nützlich. Denken Sie sowohl bei der schriftlichen als auch visuellen Kommunikation stets eine Regel: Verfassen Sie nichts, von dem Sie nicht wollen, dass es zukünftig mit Ihnen in Verbindung zu bringen ist.
Nonverbale Kommunikation
Nonverbale Kommunikation setzen wir sowohl absichtlich als auch unabsichtlich ein. Das zunächst schon mal eine interessante Feststellung.
Die Mehrzahl der Menschen besitzt keine besondere Stärke in der Kontrolle ihrer Mimik. Auch Sie haben sicher schon mal das Gesicht verzogen, aufgrund eines Statements der anderen Person.
Gesichtsausdrücke oder Mimik gehören zur nonverbalen Kommunikation, damit signalisieren Sie zuhören oder auch nicht. Sie zeigen damit Interesse oder eben Desinteresse.
Die Körperhaltung erzählt auch einiges über Ihr Interesse am Gespräch. Mit einer entspannten und offenen Körperhaltung wenden Sie sich ihrem Gesprächspartner zu, verschränken Sie hingegen die Arme und lehnen sich zurück, senden Sie eine völlig andere Information und diese ist nicht gerade positiv.
Eine sanfte Berührung am Arm kann ermutigend wirken und somit gehören auch Gesten und Berührungen zu dieser Art der Kommunikation. Wenn Sie zum Beispiel mit viel Gestik reden, dann kann dies entweder Aufregung oder Optimismus ausstrahlen.
Der Augenkontakt ist für die Gesprächsführung ebenso bedeutend. Können Sie den Blickkontakt aufrechterhalten, zeigt das Ihrem Gegenüber, dass Sie aktiv zuhören. Und können Sie dies ebenfalls als Sprecher, dann zeigen Sie damit Respekt und Verbundenheit.
Kommunikationswege
Kommunikationswege umschreiben die Beziehung von wenigstens zwei Kommunikationspartnern. Gerade in Unternehmen existieren viele Wege der Kommunikation, die sich hinsichtlich der Beteiligten und dementsprechend der Art des Informationsaustausches unterscheiden.
Kommunikationswege in der Anwendung
In Unternehmen unterteilt sich der Informationsaustausch in interne und externe Kommunikation. Extern bedeutet in diesem Zusammenhang den Austausch des Unternehmens mit Kunden, Lieferanten, Presse und Staat.
Interne Kommunikation betrifft demnach den Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens und dieser Austausch kann horizontal oder vertikal stattfinden. Während die horizontale Kommunikation einen Austausch zwischen Personen der gleichen Hierarchiestufe darstellt, bezieht sich die vertikale Kommunikation auf den Austausch an Informationen unterschiedlicher Hierarchiestufen. Es betrifft zum Beispiel die Informationsweitergabe vom Manager zur Geschäftsführung, was auch als bottom-up bezeichnet wird, oder von der Geschäftsführung an Manager und/oder alle Mitarbeiter, das sogenannte top-down.
Zur Verbreitung von Informationen haben die Beteiligten die Wahl von unterschiedlichen Medien. In der beruflichen Anwendung sind dies die schriftliche, mündliche und digitale Kommunikation, welche für Sie unterschiedliche Vor- oder Nachteile haben, die Sie berücksichtigen sollten.
Kommunikationswege in Unternehmen
Face-to-Face-Kommunikation
Nach wie vor ist der mündliche Informationsaustausch fester Bestandteil des beruflichen Alltags in Unternehmen. So führen Sie ganz sicher auch Beurteilungsgespräche unter vier Augen. Doch auch der Informationsaustausch zwischen mehreren Beteiligten, wie beispielsweise bei Betriebsversammlungen oder Team-Meetings, findet Face to Face oder von Angesicht zu Angesicht statt.
Externe Beispiele zu diesem Kommunikationsweg sind Messestände, Kundenevents oder Pressekonferenzen.
Vorteile:
Da die Persönlichkeit eine große Rolle spielt, ist die mündliche Kommunikation bestens geeignet für Gespräche mit sensiblen Themen. Beurteilungsgespräche mit einem Mitarbeiter oder auch eine Krisensitzung aufgrund einer gescheiterten Idee sollten Sie Face to Face führen. Alle Beteiligten können sich einbringen und auf diese Weise den Verlauf der Gespräche beeinflussen und mitgestalten.
Nachteile:
Ein hoher Zeitaufwand ist der größte Nachteil der mündlichen Kommunikation, vor allem bei Gesprächen mit mehreren Beteiligten. Die Arbeit, die eigentlich getan werden muss, steht für diese Zeit förmlich still. Auch die Nachhaltigkeit des persönlichen Austauschs ist erfahrungsgemäß gering. Was Sie sagen gerät mitunter schnell in Vergessenheit. Sie ist oftmals auch Nährboden für Verunsicherungen und Missverständnisse.
Print-Kommunikation
Die schriftliche Kommunikation wird gerne genutzt, vor allem in Form eines Aushangs oder Mitarbeiterzeitung. Extern nutzen Sie diese Möglichkeit in Form von Kundenmagazinen, Flyern, Pressemitteilung oder auch Fachartikeln in entsprechenden Medien.
Vorteile:
Der geringe Zeitaufwand sticht am meisten hervor. Auch die Informationsaufnahme ist nachhaltiger, bleibt also länger erhalten. Und idealerweise können Sie das schriftliche mit dem mündlichen verknüpfen, und zwar in der Form von Gesprächsprotokollen zu Meetings.
Nachteile:
Die Flut an Papier und damit verbundene Kosten sind ein Nachteil. Auf ein Jahr gesehen, können für Sie so erhebliche Druckkosten entstehen. Hinzu kommt, dass die Arbeitsplätze mit unzähligen Ordnern befüllt werden.
Elektronische Kommunikation
Die elektronische Form der Kommunikation wird zunehmend beliebter. Projektberichte, Newsletter und Protokolle verschicken Sie vorzugsweise via E-Mail. Auch das Intranet oder Kommunikationstools wie Slack oder Trello werden immer stärker angewendet. Dokumente, Arbeitsanweisungen oder auch Hinweise sind dadurch immer verfügbar.
Vorteile:
Nutzt man alle Möglichkeiten elektronischer Kommunikation voll aus, gibt es für Sie sicher keine bessere Lösung. Klare und verständliche Strukturen sind allerdings unabdingbar. Die zentrale und unkomplizierte Bereitstellung von Informationen im Intranet oder entsprechenden Tools ist überzeugend.
Nachteile:
Einzige Nachteile sind die nicht genutzten Potenziale, die elektronische Medien bieten. So werden E-Mail-Postfächer zu Müllsammelplätzen und auch das Intranet zum Wust. Bei der Nutzung der elektronischen Medien sollten Sie sich im Klaren sein, dass nur eine verständliche Struktur zur Vereinfachung der Kommunikationswege hilft.
